保守移管のメリット・デメリット、手順や会社の選び方を詳しく解説

「システムの保守移管のメリットやデメリットは？」
「システムの保守移管を引継ぐ際の手順や会社の選び方は？」
という疑問をお持ちではありませんか？

本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
・保守移管の基礎知識
・保守移管を行うメリットとデメリット
・保守移管が必要になるタイミングやプロセス、必要な準備
の順番に解説していきます。

システムの保守移管を初めて担当する人や、システム運用・保守の引継ぎに関する基本事項を確認しておきたい人には役立つ記事ですので、ぜひ参考にしてください。

なお、保守移管をお急ぎの方は、ぜひ下記サービスページをご覧ください。
保守移管を得意とする弊社フェアシステムの豊富な実績と高い専門性をご確認いただき、ぜひ一度お気軽にお問い合わせ下さい。

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保守移管とは？

保守移管とは、システムの開発を行った会社以外の企業に運用・保守を外部委託することです。

システムの運用・保守業務を全て自社で対応することは、決して簡単なことではありません。

特に、組織内にシステムを管理できる人材が不足している場合は、保守移管を検討するケースが多いです。

他にも、人件費などのコストカットやリソースの効率化などが目的で、保守移管が実行されることもあります。

アプリ運用・保守に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

保守移管のメリット

保守移管を実施することで、さまざまなメリットを得られます。

以下で、保守移管のメリットについて確認していきましょう。

専門知識を活用できる

保守移管を実行するメリットとしては、専門知識を活用したシステムを目指せる点が考えられるでしょう。

専門企業はシステムに関する豊富な経験と高度な技術を持ち、問題の早期発見や迅速な解決が可能です。

最新の技術動向やベストプラクティスを導入することで、システムの性能向上が実現します。

さらに、セキュリティ対策やパフォーマンスの最適化も専門家によるサポートで強化されます。

結果的に、システムの品質が向上し、ユーザーの満足度が高まるでしょう。

コスト削減につながる

コスト削減につながる点も、保守移管を実行するメリットの一つです。

システム運用・保守を自社内で行う場合は、人件費などのコストが発生します。

しかし、専門知識の持つ外部に委託することで、作業の効率化を実現できるため、長期的なコスト削減を実現できる可能性があるのです。

社内のリソースを別のプロジェクトに充てるなど、戦略的な活動を実現しやすくなります。

リスク管理の改善ができる

外部の専門業者は、最新のセキュリティ技術やリスク管理のベストプラクティスに精通しており、自社では気づきにくい潜在的なリスクも早期に発見し対処できます。

これにより、サイバー攻撃やデータ漏洩などの重大なリスクを未然に防ぐことが可能です。

さらに、外部委託によって、常に最新のセキュリティ対策を適用できるため、継続的にリスク管理の質を向上させることができるでしょう。

保守移管のデメリット

保守移管をするデメリットはあるのでしょうか？

以下で、保守移管のデメリットを説明します。

運用のコントロールができなくなる

保守移管を実施することで、運用のコントロールができなくなる点が懸念されます。

外部に運用を委託してしまうため、「何か変更を加えたい」「機能を追加したい」といった場合でも、連絡を取って対応してもらう必要があります。

もちろん、日々の業務から解放されるというメリットもありますが、完全なコントロールができなくなるため、柔軟性は減る可能性があります。

しかし、信頼できる企業を選ぶことで、スムーズで迅速な対応が期待できるでしょう。

コミュニケーションの課題が生じる

コミュニケーションの課題が生じる点も、保守移管を実施するデメリットの一つです。

システム運用・保守を外部に委託する場合、担当者と綿密にコミュニケーションを取る必要があります。

しっかりと希望を伝えないと、自社が目指すシステムを確立できないためです。

しかし、コミュニケーションを行う際に、情報共有のタイミングが遅れたり、認識に齟齬が生じたりする可能性があります。

外部委託を検討している企業は、こういったコミュニケーションコストが発生する可能性を認識しておきましょう。

信頼できる専門業者に依頼することができれば、コミュニケーションコストを最小限に抑えられる可能性が高いです。

移管プロセスが発生する

移管プロセスに手間がかかる点は、保守移管のデメリットと言えるでしょう。

保守移管の作業は複雑であり、通常時間を要します。

例えば、他社が開発したシステムを解析するのに時間がかかるなど、移管が上手くいかないケースも少なくありません。

さらに、保守移管に対応してくれる専門業者を探すのが大変と感じている企業も多く見受けられます。

しかし、実績のある信頼できる専門業者を選ぶことで、スムーズな移管プロセスと高品質な運用・保守が期待できるでしょう。

他社が開発したシステムを引継ぐことが得意なフェアシステムは、スムーズに保守移管を行うことができます。

スムーズで柔軟なコミュニケーションを取ることが可能であり、上場企業を始めとし、さまざまな企業規模・業界の移管プロセス、運用・保守の実績があります。

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保守移管が必要になるタイミング

それでは、保守移管はどのようなタイミングで必要になるのでしょうか？

ここでは、保守移管が必要になるタイミングを説明します。

組織の再編や規模が変化したとき

組織の再編や規模が変化した際は、保守移管が必要になるタイミングです。

例えば、企業が急速に成長し、現在のシステムでは対応しきれなくなった場合などは、専門業者への保守移管が求められます。

専門知識が必要になったとき

システムの質を改善したいなどの理由で、専門知識が必要になった場合は、保守移管を行うべきタイミングと言えるでしょう。

例えば、担当者の退職・異動などにより専門知識が不足してしまう場合に外部の専門業者に委託します。

リスク管理を強化したいとき

外部の専門業者は、セキュリティ対策や障害対応の経験が豊富で、内部リソースでは対応が難しいリスク管理を効果的に行うことができます。

例えば、データ漏洩やサイバー攻撃への対応、システム障害発生時の迅速な復旧など、外部委託によりリスク管理が強化され、企業の安心感が増すでしょう。

コアビジネスに集中したいとき

これまでシステム運用・保守を担当していた人員をコアビジネスに集中させるといった場合に外部委託を選ぶ企業が多いです。

例えば、新規事業の立ち上げや市場拡大にリソースを集中させることで、企業全体の成長を加速させることが可能です。

既存の保守を行っている業者や担当者が保守をできなくなったとき

保守をお願いしていた業者が担当者や事業の兼ね合いでそのまま保守を行うことが難しくなることがあります。

また、社内で担当していた人の定年や退職といったことにより保守を継続的にできなくなるときもあります。

いずれにしても、今まで保守を担当していた人ができなくなるということになるため、早急に代替策を検討する必要があります。

保守移管のプロセス

基本的に保守移管は以下の流れで実施されます。

ヒアリング

まずは、現状のヒアリングからスタートします。

どういったシステムを使用しているのか、どのような課題を抱えているのかなどを共有します。

ヒアリング内容をもとに費用の概算を提示します。

改善案の提案や引継ぎの確認

ヒアリングした内容に基づき、改善案の提案を行います。

さらに、引継ぎを実施するまでのプロセスを確認し、保守移管に向けて準備を進めます。

保守移管

基本的には、費用の支払いが完了したタイミングで、保守移管のサービスが開始されます。

契約期間中に対応してもらえる範囲を再度確認しておきましょう。

移管業務

新しく契約した専門業者にシステム運用・保守の業務を代行してもらいます。

例えば、問い合わせ対応やシステム監視、バックアップの取得、アップデート、メンテナンスなどの業務です。

保守移管を行う際に必要になるもの

保守移管を実行する前に準備しておくべきことがあります。

以下で、保守移管を行う際に必要になるものを確認しておきましょう。

引継ぎ資料

引継ぎ資料を用意しておくことで、保守移管のプロセスをスムーズに実行できます。

ここで言う引継ぎ資料とは、運用マニュアルや手引書、システムドキュメント、保守記録などの資料です。

資料があることで、担当者は情報を確認しやすくなり、コミュニケーションの効率化を目指せます。

システム引継ぎに必要になる項目については、以下の記事で確認してください。

移管計画とスケジュール

移管計画とスケジュールを確認しておきましょう。

スケジュールに合わせて、必要な準備を進めてください。

さらに、予想されるリスクとその対策、トラブル発生の対応計画などを確認しておくと安心です。

保守移管を行う際の会社の選び方と注意点

それでは、保守移管を依頼する会社はどのように選べば良いのでしょうか？

ここでは、保守移管を行う際の注意点を説明します。

どこまで対応してくれるのか

保守移管の依頼先を選定する際は、どこまで対応してくれるのかを明確にしておくことが重要です。

対応業務が曖昧なままだと、業務が完了していない・していると言う点で意見が割れてしまい、トラブルにつながる可能性があります。

対応業務に関しては、書面等に記しておくと良いでしょう。

不明点がある場合は担当者に問い合わせるようにしてください。

担当者とコミュニケーションが上手く取れるか

保守移管を選定する際は、担当者とのコミュニケーションの取りやすさに注意しましょう。

基本的にシステム運用・保守は長期スパンで委託することが多いです。

つまり、委託先の担当者と長期的にコミュニケーションを取ることになります。

担当者と上手くコミュニケーションが取れないと、やり取りの際にストレスを感じてしまう可能性があります。

そのため、初回打ち合わせの際にコミュニケーションの取りやすさをチェックしておきましょう。

現在の担当者が不在になる前に引継ぎを完了できるかどうか

現在担当されている方が不在になる前に引継ぎを完了できるかどうかは大きな鍵となります。

特に、担当者が急に不在になる場合、引継ぎの遅れは大きなリスクとなります。

そのため、引継ぎ完了のスケジュールを明確にし、現在の担当者が不在になる前に引継ぎを完了できる、迅速に対応できる体制を持つ会社を選ぶことが重要です。

これにより、安定した運用と信頼性の確保が可能になるでしょう。

保守移管の実績が十分であるか

保守移管を外部委託する場合、委託先に実績がどれくらいあるかを確認しましょう。

公式サイトなどにこれまでの実績が掲載されていることがあります。

実績がなかったり、評判が悪かったりする業者に依頼するのはリスクが大きいです。

しっかりと情報を集めた上で、信頼できる専門業者に依頼しましょう。

保守移管ならフェアシステムへ

今回の記事では、保守移管を検討している企業に向けて、保守移管を行うメリットとデメリットや、必要になるタイミング、手順、準備について解説しました。

フェアシステムは、他社が開発したシステムの運用・保守の引継ぎを得意としています。

他人のソース解析を日常的に行っているため、スムーズに移管プロセスを行うことが可能です。

保守移管の実績も大規模から小規模まで多数あり、コミュニケーションの取りやすさからリピートをいただくことも多いです。

保守移管を考えている人や委託先でお悩みの人は、ぜひ一度お問合せください。

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