ホームページ管理会社を変更する際のポイントと引継ぎの注意点
「ホームページの管理会社を変更する際の注意点とは？」
「ホームページはどのように引き継げばいい？」
という疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
・ホームページの管理会社・外注先を変更する理由と知っておくべき情報
・ホームページの管理会社を引き継ぐ方法
・ホームページの管理会社を変更する際のポイント
・自社でホームページを管理するメリットとデメリット
の順番に解説していきます。
ホームページの管理会社選びで、今後の運用方法が大きく変わってくるため、自社に合った依頼先を選定することが重要です。
目次
ホームページの管理会社・外注先を変更する理由
ホームページの管理会社を変更する代表的な理由を紹介します。
ホームページ制作会社の対応が遅い
ホームページの管理会社を変更する理由として、「業務の対応スピードが遅い」「サービス内容がひどい」ということが考えられます。
契約時に「〇ヵ月以内に対応する」と決めたのにも関わらず、スケジュールが遅れてしまうケースがあるようです。
特に複数の案件を抱えた小規模の制作会社に見られるケースと言えるでしょう。
さらに、担当者が頻繁に変更されていることが原因で、その度に対応の引継ぎ作業が発生し、当初予定していたスケジュールよりも遅れてしまうケースが見受けられます。
ホームページ制作会社が倒産した
「ホームページ制作会社が倒産した」ということも、外注先を変更する理由の一つです。
ホームページ制作は特別な資格を必要としないため、個人で依頼を請け負っている業者も少なくありません。
そういった背景から、個人の都合により制作会社が倒産してしまうケースも多いのが現状と言われています。
特にフリーランス・個人事業主に依頼する場合、制作物のクオリティは個人のスキルに拠るところが大きいため、期待通りの結果を得られないケースもあるようです。
ホームページ管理会社の運用代行費用が高い
ホームページの管理会社を変更する理由の一つに、「運用代行費用が高い」ということが挙げられるでしょう。
運用代行費用は大きく「運用費」と「保守費」に分けられます。
しかし、ホームページの管理会社の中には「保守・運用費」と一括で費用を提示しており、金額の根拠をわかりづらくしている企業も見受けられます。
妥当な金額に設定されているか、しっかりと金額の根拠を説明してくれるかなどに注意して、信頼できる依頼先を選ぶことが大切です。
ホームページを引き継ぐときに必要な情報
ホームページの管理会社を変更する際に、必要な情報をまとめておくとスムーズです。
以下で、引継ぎに必要な情報を紹介します。
ホームページのデータ
ホームページの外注先を変更する際は、ホームページのデータをまとめておきましょう。
ホームページのデータとは、ホームページを構成するファイルのことです。
例えば、HTMLやCSS、JavaScript、画像などが該当します。
こういったファイルが整理されていれば、ホームページを変更する際もスムーズに対応できます。
ホームページのデータがなくても引き継ぐことは可能ですが、より時間がかかるため、現在依頼しているホームページの管理会社にデータの開示を依頼しましょう。
ドメイン情報
ホームページを引き継ぐ前にドメイン情報も把握しておきましょう。
ドメイン情報とは、ドメインの登録情報や管理画面へのログインに必要なID・パスワードのことです。
こういったドメイン情報はログインをスムーズに行うためにも欠かせません。
ドメインサービスのWebサイトから確認できることが多いため、ドメイン情報を確認しておきましょう。
サーバー情報
ホームページの管理会社を変更する前に、サーバー情報を確認しておきましょう。
具体的に説明すると、管理画面へのログイン情報（ID・パスワード）や、サーバーへの接続情報などのことです。
サーバーへの接続情報は、開発時に必ず必要になる情報なので、サーバーの契約も現在の制作会社に管理してもらっている場合は、事前に確認しておくことをおすすめします。
CMSの管理画面情報
CMSの管理画面情報もチェックしておきましょう。
CMS（Contents Management System）とは、Webサイトのコンテンツ（テキストや画像など）を管理するシステムのことです。
WordPressやMovable TypeなどはCMSに分類されます。
CMS上でコンテンツを編集するためにも、ID・パスワードを把握しておくようにしましょう。
ホームページの管理会社を変更・引き継ぐ方法
以下で、ホームページの管理会社を変更・引き継ぐ方法を紹介します。
契約状況を確認する
現在契約しているホームページ管理会社との契約状況を確認しておきましょう。
例えば、ドメインの管理会社やサーバーの管理会社、費用の支払い先などの情報です。
また、契約期間や解約条件も確認しておくことで、予期せぬコストの発生やトラブルの回避が可能です。
次の管理会社との契約前には、これらの情報を共有し、適切な移行計画を立てましょう。
管理会社を探す
続いて、新しく契約するホームページの管理会社を選定しましょう。
ホームページの管理会社は数多く存在します。
それぞれの会社によって、強みや特徴、費用、対応スピードなどが大きく異なります。
信頼性や過去の実績が確認できる会社に絞り、まずはその会社に連絡を取りましょう。
サービスを提供してそうではなく、会社を厳選した方がよい理由には下記が挙げられます。
複数社に見積もりを依頼し価格で選ぶと、また他社への依頼が必要になる可能性がある
金額ではなく、その会社が提供する価値やサポート体制を重視することが重要です。
価格が最も低くても将来的に他社への変更が必要になった場合の追加費用や手間を考慮することも必要です。
引継ぐまでに時間がかかる
引継ぎはスピード重視です。
連絡した会社のスピードが遅い場合はもう1社に声をかけるべきですが、十分なスピードがある場合には信頼しても良いでしょう。
筆者の経験では問い合わせ対応のスピードが早い方がその後のサポートも早くなる傾向が高いです。
そのため、信頼できる管理会社を早期に選び連絡を取り、契約を結ぶことが大切と言えるでしょう。
現在の管理会社に解約の意向を伝える
新しい契約先が見つかったら、現在の管理会社に解約の意向を伝えます。
指示に従って解約手続きを進めてください。
解約届書を提出した翌月末（もしくは翌々月末）に解約が完了することが多いです。
重複期間が出てしまう可能性もあるため、早めに準備を進めることをおすすめします。
新しい管理会社が引継ぎ作業を行う
最後に新しい管理会社に引継ぎ作業を行ってもらいましょう。
具体的には、ドメイン移管手続きや、サーバー環境の準備、ホームページデータの移動、動作の確認などの作業です。
これらの作業は新しい管理会社が実施するため、依頼者が何か特別なことをやるという訳ではありません。
ホームページ管理会社の変更・引継ぎの際に失敗しないためのポイント
ホームページ管理会社の変更を成功させるためのポイントを説明します。
サービス内容を確認しておく
ホームページの管理会社を変更する際は、サービス内容をチェックしておきましょう。
例えば、納期やサポート範囲、担当者など、細かい情報を確認しておきます。
サービス内容に関して、少しでも疑問や不安な点がある人は相談することが大切です。
引継ぎ実績を確認しておく
契約を検討しているホームページの管理会社がある場合、引継ぎ実績を確認しておきましょう。
例えば、新しくホームページを制作することは得意であっても、引継ぎの経験が少ない可能性があります。
引継ぎに関しては、ホームページの管理会社がこれまでどのような案件を引き継いだ経験があるか、実績を公式サイトなどで確認すると良いでしょう。
費用を確認しておく
新しく契約を締結するホームページの管理会社では、どれくらいの費用がかかるかを確認しておくことをおすすめします。
ただし、費用以上に上記に挙げた会社のサービス内容や実績、信頼性を優先することが大切です。
特に他社が制作したホームページを引き継ぐ場合、単に基本料金だけを見るのではなく、その会社がどのようなサポートを提供してくれるのか、どの程度まで責任を持って対応してくれるかが重要となるでしょう。
保守・運用費に関しては、提示されている金額が妥当かを確認しましょう。
ホームページを自社で管理するメリットやデメリット
ここでは、ホームページを自社で管理するメリットやデメリットを紹介します。
メリット
ホームページを自社で管理するメリットとして、以下の項目が挙げられるでしょう。
- ・コストを抑えられる
- ・ホームページ管理のノウハウが蓄積される
- ・自由にデザインやレイアウトを変更できる
ホームページを自社で管理することで、発注費用や管理費用を削減できるため、コストを抑えられる可能性があります。
デザインやレイアウトに関しても、軽微な変更であれば自社で、また自社のタイミングで変更することができるでしょう。
しかし、自社で管理することで発注費用や管理費用は削減されるものの、社内リソースを要するため、実際のコストパフォーマンスは必ずしも高くない場合があります。
また、自社でできることは限られることが多く、ノウハウの取得にも時間がかかることや初歩的なものになったりする可能性は高いでしょう。
ホームページの自社管理を選択する際には、これらの点を考慮に入れた上で、総合的なコストと利益を評価することが重要と言えるでしょう。
デメリット
ホームページを自社で管理するデメリットは、以下の通りです。
- ・専門的な知識が求められる
- ・担当者のスキルや知識によってホームページの質が低くなる可能性がある
- ・担当者が退職した際の引継ぎが大変
ホームページ管理には専門的な知識が求められるため、自社に専門知識を持った人材がいるかどうかでホームページの質が左右されます。
さらに、担当者が退職する際は、後任者に引き継ぐ必要があり、ホームページの管理を継続できない可能性があります。
こういったデメリットが懸念される場合は、フェアシステムへ一度お問合せください。
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今回の記事では、ホームページの管理会社・外注先を変更する理由と知っておくべき情報、ホームページの管理会社を引き継ぐ方法、変更する際のポイントなどについて解説しました。
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